La figura de una secretaria virtual en el mundo 2.0

El mundo 2.0 ha revolucionado las formas de trabajar. Lo que conlleva pasar más horas conectado a la red y delante de la pantalla del ordenador. Nacen nuevas profesiones y profesionales. Y diferentes necesidades que cubrir.

Las formas de comunicarse y de tratar la información han evolucionado. Tú y yo formamos parte del paquete de los trabajadores del conocimiento, donde la productividad y la gestión del tiempo juegan un papel muy importante.

Hoy la organización y la estrategia van antes que la explotación.

Cualquiera que sea tu actividad tienes un objetivo muy definido. Conseguir el máximo resultado con el mínimo esfuerzo.

Es imposible ser un héroe y hacerlo todo solo. Dispones de recursos materiales y humanos que te pueden ayudar. Simplemente tienes que identificarlos y asignar tareas.

¿Cómo conseguir gestionar todas tus tareas sin perder el foco de tu actividad principal?

• Evitando distracciones y priorizando.

• Planificando y organizando.

• Delegando y trabajando en equipo.

¿Quieres ser un buen administrador de tu negocio?

El primer paso es enfocarte en tu productividad personal y aplicar el principio básico de la productividad: PRIORIZAR. Y hacerlo sobre lo importante. En este artículo te cuento cómo priorizar sobre lo importante. IR AL POST … ;)

El segundo paso es tu Organización. Para ser productivo tienes que saber qué tareas tienes que hacer, por qué las tienes que hacer, cuando realizarlas y cómo realizarlas. Haz un mapa de tu viaje y planifícalo.

Y el tercer paso es Delegar. Ser multitarea no funciona, solo consigues ralentizar y atascar tus proyectos. Toma la decisión y empieza a delegar tareas. “Delegar es confiar” y es lógico tener miedo. En este artículo te cuento cómo superarlo. IR AL POST… ;)

¿Por dónde y en quién empezar a DELEGAR?

Empieza buscando la colaboración de una Secretaria Virtual.

No desconfíes de la palabra virtual. Ni pienses que tú no tienes infraestructura ni capacidad de negocio para tener una secretaria virtual. Te mueves en el mundo 2.0 y esta figura es esencial para avanzar y mejorar tu productividad personal.

Deja que te explique, qué es una secretaria virtual y en qué te puede ayudar. ;)

Una secretaria virtual no es un robot, es una persona como tú de carne y hueso. Totalmente asequible. No trabaja en tu oficina, pero está totalmente equipada para gestionar tus tareas de manera virtual y en remoto.

Una secretaria virtual no es un trabajador por cuenta ajena que tienes en plantilla. Es un profesional freelance en la que externalizas un servicio. Que trabaja por horas para ti, en base a lo que tú y tu negocio necesitan.

Una secretaria virtual es una profesional freelance emprendedora. Especializada en la organización, planificación, y gestión administrativa. Que trabaja para ti desde su propia oficina. Ayudándote a automatizar y estandarizar los procesos administrativos de tu negocio. Liberándote de las tareas administrativas y aportando una imagen que mostrar a tus clientes.

¿En qué te puede ayudar una secretaria virtual?

Te voy a enumerar 5 situaciones en las que debes pasar a la acción y tomar la decisión de delegar en una secretaria virtual:

1.- Tienes infinidad de tareas que realizar en tu día a día y te cuesta organizarte.

2.- Estás en una situación de estrés por acumulación de trabajo, y no puedes enfocarte en tu actividad principal. Has perdido el control y no sabes por dónde ni cómo empezar.

3.- No puedes avanzar tu día consiste en apagar fuegos y gestionar las tareas urgentes.

4.- Ha llegado el momento de expandir tu negocio y/o quieres lanzar un nuevo producto o servicio.

5.- Necesitas ser más productivo y quieres optimizar tu tiempo.

 

¿Te identificas con alguna de estas situaciones?

Te voy a enumerar 5 ventajas de contratar a una secretaria virtual:

1.- Delegar tareas en una persona cualificada, y aprovechar el tiempo para desarrollar tu actividad principal.

2.- Tener una persona de confianza involucrada en tu negocio, siendo tu mano derecha y un apoyo y motivación a perseguir y conseguir tus objetivos.

3.- Libertad para gestionar tu tiempo y emplearlo en tareas más prioritarias para tu negocio. Optimizar tu tiempo.

4.- Mejorar la organización y planificación de tu día a día.

5.- Ahorrar gastos de contratación de personal, vacaciones, cargas sociales, e infraestructuras. Una secretaria virtual es una inversión en tu tiempo.

Si has llegado a la conclusión de que estas ventajas de contratar a una secretaria virtual, son un plus para tu negocio y quieres crecer y disponer más de tu tiempo pasa al siguiente nivel.

 

¿Qué debes saber de una secretaria virtual antes de contratarla?

Tómate tu tiempo para hacer un análisis DAFO sobre tu productividad personal actual y sobre los resultados en la gestión de tu negocio.

Identifica tus debilidades, amenazas, fortaleza y oportunidades.

Responde a estas tres preguntas ¿Qué resultados busco? ¿A qué desafíos me quiero enfrentar? ¿Cuáles son mis preferencias?

Y cuando lo tengas claro empieza a buscar una secretaria virtual.

Piensa en el perfil profesional que necesitas y qué actitudes requieres de esta persona para trabajar en equipo.

En este artículo te ayudo con esta misión LEER POST …

En la búsqueda de tu secretaria virtual  te encontrarás con diferentes profesionales y distintos perfiles en los que poder delegar. Valora de esta persona:

• Su grado de iniciativa.

• Su capacidad de comunicación.

• Que sea resolutiva y proactiva.

• Sus recursos y metodología de trabajo.

• Su disponibilidad para el trabajo en equipo.

Y además ;)

Interésate por su proyecto, de cómo se mueve por el entorno 2.0 y cómo gestiona su productividad personal.

Una vez hecha tu selección programa con tu secretaria virtual una reunión por Skype. Es una buena opción y es una de las herramientas que más vais a utilizar en vuestra comunicación.

Recuerda que “Delegar es Confiar” y de una buena decisión dependerá tu éxito. Porque la confianza es la base del trabajo en equipo. Esa primera reunión sentará las bases de vuestra relación. Empieza dando y generando confianza y aprovecha para:

• Darle a conocer tu proyecto.

• Háblale de las tareas que son importantes para ti.

• Dile el resultado que esperas de vuestra colaboración.

• Escucha sus puntos de vista y valora su percepción.

Delegar es un proceso a través del cual según avanzas te irás sintiendo más cómodo y seguro.

¿Por dónde empezar a delegar en tu secretaria virtual?

Partes de la base que la secretaria virtual en la que has decidido confiar no sabe prácticamente nada de tu negocio.

Tienes que tener muy claro qué delegar y cómo delegar.

Te doy como ejemplo una lista de tareas que puedes empezar desde ya a delegar en tu secretaria virtual:

• Gestionar tu agenda.

• Atender a tus clientes y proveedores.

• Revisar, organizar y procesar tu bandeja de entrada de correo electrónico.

• La organización y gestión de tu archivo documental.

• La facturación de tu negocio.

• Búsqueda de información.

• Envío y seguimiento de presupuestos a clientes.

Y como complemento a tu lista, algunas tareas en las que te puede servir de refuerzo:

• Gestionar tu blog y los comentarios.

• Ayudarte con la planificación y organización de tus publicaciones.

• Elaborar y enviar tu newsletter.

• Atender las peticiones de tus suscriptores.

• Apoyar y hacer un seguimiento de tus acciones en redes sociales y en campañas de marketing digital.

Hay muchas más tareas que poco a poco y trabajando en equipo iréis creando, inventando y consolidando.

Lo importante es empezar y saber por dónde empezar. No te agobies, es cuestión de práctica y disciplina.

Una vez que tienes clara y confeccionada tu lista de tareas que vas a delegar en tu secretaria virtual, diseña una estrategia sencilla de trabajo en equipo. Te doy unos pasos muy básicos a través de los que te puedes guiar:

1.- Empieza a delegar tareas cortas y sencillas. Tareas repetitivas como la gestión de tu correo electrónico, la organización y planificación de tu agenda, la emisión de facturas o la programación de tus publicaciones en las redes sociales.

2.- A la hora de encomendar la tarea y dar instrucciones a tu secretaria virtual, deberás ser claro y conciso en el resultado que esperas de esa tarea. Indica una fecha de entrega de cuando lo esperas, y el por qué necesitas completar esa tarea.

El informar del porqué de esta tarea le da un margen de visibilidad sobre ella a tu secretaria virtual. Y su iniciativa y visión sobre la misma a la hora de ejecutarla, te ayudará a mejorar el enfoque y resultado final de la tarea.

3.- Realiza un seguimiento del proceso de ejecución de la tarea. No te hablo de ir detrás de tu secretaria virtual vigilando cada uno de sus movimientos. Si no de estar disponible, participativo, interesado por la tarea, opinar cuando sea necesario, y valorar el resultado de la tarea finalizada.

Delegar no es pasar la pelota y olvidarse hasta ver el resultado final. Requiere también de un trabajo en equipo, que bien gestionado te servirá de ayuda a mejorar tu productividad personal.

¿Qué puedes aprender de la productividad de una secretaria virtual?

Como secretaria virtual, te contaré que una de mis herramientas principales de trabajo es mi propia productividad.

Por eso es fundamental gestionar mi tiempo de manera eficaz y organizar mis tareas de forma rápida y sencilla. Mi método es aplicable a cualquier proyecto y profesional.

Productividad no es trabajar muchas horas. Es el resultado de una buena organización y gestión del tiempo. Y es lo primero que empiezo a trabajar con mi cliente. La organización y gestión del tiempo.

Hablemos de organización.

Toda mi organización está basada en el método de David Allen ¿Lo conoces? GTD.

Se trata de recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Trabajo con un sistema de bandejas de entrada y varias listas de tareas.

Mis herramientas de organización y planificación son una agenda, un calendario y un gestor de tareas.

La figura de una secretaria virtual está enfocada al mundo 2.0 y como tal, he mecanizado algunos de mis procesos con herramientas en la nube.

Para que mi trabajo como secretaria virtual sea eficaz tengo que facilitar y que se me facilite el acceso a la información y documentos desde cualquier lugar y que esto pueda ser compartido.

No sirve un papel o un pen drive. Necesito de herramientas en la nube y yo me sirvo principalmente de Google Drive.

Con esta herramienta mi cliente y yo, organizamos y compartimos los documentos propios y necesarios para ejecutar las tareas administrativas. Además de complementarlo con alguna de las herramientas en la nube para la organización y gestión de tareas compartidas.

Pero además de la organización está la gestión del tiempo. Al trabajar con agenda y por bloques de trabajo es fundamental manejar un calendario. Y Google Calendar me simplifica la labor.

Optimizar el tiempo de mi cliente es una de mis principales misiones. Pero la comunicación es necesaria para el trabajo en equipo. Las reuniones salvo excepciones presenciales, siempre por Skype. El teléfono para las emergencias y WhatsApp para avisos importantes.

El correo electrónico es mi principal fuente de comunicación con mi cliente, siempre con unos protocolos para atender y ser atendidos sin que se convierta en un ladrón del tiempo para cliente y secretaria virtual.

Mi misión es ayudarte a implementar en tu negocio un sistema de organización y gestión de tareas que te ayuden a optimizar tu tiempo y mejorar tu productividad.

Algunas de esas tareas, como las administrativas seré yo la ejecutora y responsable. En otras tu apoyo y mano derecha.

Para ayudarte en la optimización de tu tiempo y mejorar tu productividad, he editado una guía con sencillos consejos y herramientas para mejorar la gestión de tus tareas. Es gratuita sólo tienes que descargarla. QUIERO LA GUIA …

Y aquí termina mi aventura. Aunque ya sabes que siempre podemos continuarla en los comentarios

No quiero despedirme sin agradecer a Carlos la oportunidad de estar aquí en su blog, hablándote de la figura de una secretaria virtual en el mundo 2.0. Espero que esta figura te pueda resultar de utilidad para tu proyecto.

“Delegar es confiar” , así que aprovecha la oportunidad para hacer crecer tu negocio sin tener que preocuparte por hacer tareas menos importantes.

Un fuerte abrazo :)

Siempre #conunasonrisa