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Como Organizar Un Evento Exitoso Para Tu Negocio

Cómo organizar un evento exitoso para tu empresa

Cuando quieres realizar un evento empresarial, y que además sea exitoso, será imprescindible que tengas en cuenta dos palabras mágicas,  la organización y la planificación, porque juegan un papel vital.

Da igual que el evento sea un congreso de repercusión internacional o una reunión con clientes potenciales del sector, tengas un año entero para organizarlo o sólo una semana, el éxito del evento estará en los pequeños detalles que hayas tenido en cuenta para que salga todo bien y sea una experiencia inolvidable.

Muchas veces se comete el error de pensar que cuanto mayor presupuesto mejor será el evento, pero la realidad es que tiene mayor importancia las dos palabras mágicas, porque con poco presupuesto y una correcta planificación/organización tendrás el éxito asegurado.

Sin embargo, por mucho dinero que inviertas para celebrar el evento, si no haces una buena planificación y organización nunca conseguirás hacer un evento que sea relevante.

Por este motivo, en este artículo vas a encontrar 7 consejos para hacer un evento exitoso y promocionar tu negocio.

 

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#1 Propósito del Evento

Antes que nada, es muy importante tener una idea clara sobre el propósito del evento, es decir, debes saber qué quieres conseguir con la celebración del evento.

Por ejemplo, si el evento solamente trata de crear conciencia entre la gente para tu nuevo producto o simplemente es un reunión informal de negocios o una conversación informal con los clientes potenciales.

Además de conocer la finalidad del evento, también es de vital importancia tener una idea acerca de tu público objetivo, ya que ésto dependerá mucho para organizar los contenidos del evento.

Si en esta primera etapa tienes alguna duda o no sabes responder a estos dos conceptos, entonces probablemente deberías plantearte si necesitas realmente organizar un evento para promocionar tu negocio, ya que es fundamental garantizar su viabilidad para evitar un mal resultado.

Recuerda que tener una idea clara sobre el propósito de la actividad así como el público objetivo, te ayudará a mantenerte enfocado en las metas específicas e incluso para evitar que el alcance del evento se difumine por el camino.

Estas metas deberían tener algunas características que serán de gran utilidad para realizar la planificación del evento como son: ser específicas, ser medibles, ser consensual, y ser realistas.

 

#2 Hacer una lista de tareas

Si quieres triunfar con el evento corporativo deberás preparar un lista de tareas, porque es realmente importante para la planificación y el organizador del evento.

Por este motivo, es necesario anotar todo lo que nos viene a la mente mientras estamos planificando u organizando el evento, porque es la mejor forma de que no se olvide ningún detalle y el evento sea un éxito rotundo.

La gran ventaja de tener preparada una lista de tareas cuando estás organizando un evento corporativo es que ayuda a realizar un seguimiento de todas las cosas que se hacen así como de las cosas que quedan por hacer, ya que hay numerosos detalles importantes que están involucrados.

Un símil de este ejemplo sería cuando vas al supermercado con la lista de la compra para no olvidarte nada, es decir, una lista con las cosas que necesitas comprar para tu casa como es la comida o cualquier otro producto.

Debes tener en cuenta que la organización de un evento corporativo supone hacer demasiadas gestiones como son:

  • Alquilar sala.
  • Proveedores de bebidas,  refrescos y café
  • Catering
  • Internet / Wifi
  • Iluminación
  • Sonido
  • Ponentes
  • Aparcamiento
  • Aforo
  • Entradas o Tarjetas de acceso
  • Etc

En definitiva, es fundamental hacer una lista de tareas para asegurarte que no te olvidas nada importante durante la planificación del evento corporativo.

Si quieres una recomendación, te aconsejo que hagas negociaciones con las empresas para que suministren sus productos gratis a cambio de hacer publicidad para su marca en el evento, es decir, busca todos los patrocinadores (partners) que puedas porque de esta manera conseguirás ahorrar una gran cantidad de dinero, tiempo y esfuerzos.

Si quieres una recomendación, te aconsejo que busques todos los patrocinadores (partners) posibles para que suministren gratis los productos que necesitas para el evento, ya que ellos también estarán interesados porque conseguirán publicidad gratis para su marca, y de esta manera tú conseguirás ahorrar una gran cantidad de dinero, tiempo, y esfuerzos.

El gran beneficio de saber delegar todas las tareas es que al final salen ganando todo el mundo, patrocinadores, organizador del evento y los asistentes, pero aún más importante que no podía olvidarme, el evento.

 

#3 Establecer el presupuesto

Una de las claves principales para tener éxito con un evento empresarial es ahorrar al máximo los costes de la organización, y para conseguirlo es de vital importancia buscar patrocinadores que colaboren con el acontecimiento.

No hay duda que el presupuesto dependerá en gran medida del tipo de evento o tamaño (número de asistentes) que se está organizando, pero igualmente es necesario abaratar los costes del evento para no perder dinero.

Sin embargo, aunque sea importante reducir los costes de la organización para el evento, debes tener en cuenta que este ahorro no puede afectar a la calidad del evento porque sino la reputación de tu empresa se verá perjudicada.

Cuando hablo de ahorrar los costes siempre me refiero a todas aquellas cosas que puedes conseguir por otras vías como son los patrocinadores mediante su colaboración o personas voluntarias para ayudar en la celebración del evento.

Es cierto que el presupuesto para un evento es un factor bastante importante, pero esto no significa que cuanto mayor presupuesto mejor será el evento, al contrario, en muchas ocasiones puede suponer un gran fracaso debido a una mala organización.

Por tanto, tanto la planificación como el presupuesto del evento deben ir juntos para conseguir que el acontecimiento sea todo un éxito, y más importante todavía, que los asistentes disfruten de una experiencia inolvidable.

 

#4 Marketing

Otro aspecto bastante importante que debes tener en cuenta para conseguir un evento exitoso es promocionarlo a través de las redes sociales, ya que es la única forma de hacer llegar la celebración del acontecimiento a un gran número de personas interesadas.

Seguramente ahora estarás pensando en la red social Facebook para promocionar el evento, debido a que actualmente tiene la escalofriante cifra de 1,5 billones de usuarios, pero tampoco puedes olvidarte de la segunda red social con mayor crecimiento que se llama Instagram, y también la red social de microblogging Twitter.

Como ya sabrás, en la plataforma social Facebook deberás utilizar la herramienta de anuncios Facebook Ads e invertir dinero para aumentar el alcance y así captar más asistentes para el evento.

Sin embargo, en Instagram tienes la gran oportunidad de mostrar las publicaciones a todos los seguidores sin pagar, y en Twitter puedes ganar mayor alcance publicando en las mejores horas y utilizando hashtags tendencias.

Además de utilizar las redes sociales para promocionar el evento y vender más entradas, también es aconsejable realizar concursos, sorteos,y promociones para regalar entradas y así conseguir mayor visibilidad, ya que las personas compartirán la publicación en sus perfiles con los amigos.

También sería ideal que utilizaras la aplicación móvil de streaming Periscope para sortear entradas gratuitas con los seguidores de Twitter, ya que de esta manera conseguirás tener mayor repercusión porque los usuarios pueden compartir la retransmisión en su timeline.

 

#5 Revisar el día del evento

Llegado el día del evento y con los nervios a flor de piel por la tensión, tan solo deberás centrarte en comprobar que todas las cosas planificadas se están ejecutando de acuerdo a la planificación previa que realizaste.

Un error muy frecuente que suelen cometer algunos organizadores de eventos es que cuando llega el día del evento no paran de sudar y correr estresados de un lado hacia otro, así que nunca cometas este grave error porque será el resultado de una mala planificación y organización.

Muchas personas consideran que es normal estar con ese estado de ánimo durante la organización del evento, y nada más lejos de la realidad, lo normal es que el organizador se encargue de delegar el 99% del trabajo para que pueda supervisar todas las tareas que son necesarias realizar para que el evento salga perfecto.

En definitiva, el organizador tan solo deberá encargarse de hacer tres cosas:

  • Revisar que todas las tareas delegadas se están haciendo bien.
  • Asegurarse que los clientes y los asistentes están bien atendidos.
  • Atender a los invitados VIP.

 

#6 Tener un plan de emergencia

Otro cosa bastante importante que debes hacer cuando organizas un evento empresarial es tener un plan de emergencias o si lo prefieres un Plan B, porque siempre existe alguna posibilidad de que el evento salga mal o se produzca algún imprevisto (algo muy común).

La gran ventaja de tener un plan de emergencia o plan B es que evita sufrir malos ratos en el evento, y  por tanto, garantiza estar preparado para ello si ocurriera.

Esto no quiere decir que seas un pesimista cuando organizas el evento, al contrario, es inteligente saber adelantarse a las situaciones para que no te cojan de imprevisto sin saber qué hacer o cómo actuar, por ello es de vital importancia tener diseñado un plan B por si fuera necesario hacer uso de él.

Cuando realizas un plan B para el evento debes tener en cuenta cualquier situación o tarea pero siempre con sentido común, es decir, no tienes que contemplar todas las situaciones posibles aunque sí las más importantes.

 

#7 Ofrecer un regalo

Por último, y no menos importante sino importantísimo, es habitual cuando organizas un evento empresarial desear que salga todo perfecto como estaba planificado pero tampoco puedes olvidarte de los asistentes.

Cuando hablo de los asistentes me refiero a sus experiencias durante el evento, y es por eso que te recomiendo ofrecer un regalo gratis al público cuando ha finalizado el evento como agradecimiento por su asistencia.

Es recomendable que el regalo sea siempre algo relacionado con la actividad profesional de la empresa y/o el tipo de evento, es decir, si tu empresa vende accesorios para smartphones sería ideal regalar alguna cosa que sirva para cualquier dispositivo móvil. 

¡¡OJO!! Cuando regales algo para los dispositivos móviles asegúrate primero que es compatible o funciona correctamente para todos los modelos, ya que todas las personas no usan o tienen un iPhone6S porque prefieren utilizar Android como es mi caso jejeje.

Fuera de bromas, esto lo cuento como experiencia personal porque me sucedió en un evento, y ahora que no me escucha la organizadora, te confieso que me molestó bastante esa falta de consideración por aquellas personas que no tenían un iPhone.

Aprovecho también la ocasión para aconsejarte que no cometas el grave error de ahorrarte dinero en comprar los regalos porque hay una marca que te regala bolígrafos gratis con su logotipo, porque con esa actitud nunca conseguirás proporcionar una experiencia memorable a los asistentes.

 

Conclusión

Si deseas realizar un exitoso evento empresarial para tu negocio, será más importante hacer una correcta planificación y organización que disponer de un gran presupuesto.

Y tú, ¿has organizado algún tipo de evento para tu empresa? ¿Añadirías alguna cosa más?

Por favor, si te ha gustado este artículo no seas egoísta, compártelo!!

Un saludo 🙂

Carlos Guerra Terol

Fundador y Consultor en la agencia de marketing digital MARKETEROL. Apasionado por el Inbound Marketing y la medición de datos con Google Analytics. Mi filosofía de vida: "PERSISTE Y VENCERÁS"

  • Beatriz Peña García

    Hola Carlos!!
    Cuando se trata de un evento con un poco más de envergadura y están implicadas muchas personas, yo añadiría hacer un ensayo. De esta manera se pueden visualizar mejor los posibles errores (sobre todo los referentes al tiempo)
    Así también es posible organizar mejor las diferentes actuaciones de cada uno (cambiando el orden, organización física de los elementos…)
    Qué te parece??
    No siempre será posible porque a lo mejor no cuentas con el espacio donde se organizará hasta el mismo día, pero sería interesante intentar hacerlo sino allí, es un lugar propicio para encajar todas las piezas.
    Un abrazote!!!!

    • ¡Hola Beatriz!

      La verdad que hacer un ensayo de los eventos corporativos considero que es imposible por dos aspectos:

      1- Normalmente los organizadores no tienen acceso al lugar del evento hasta el día anterior.
      2- Los ponentes acuden al lugar el mismo día del evento.

      Por tanto, cuando hablas de ensayo supongo que te refieres como en los conciertos de música que el cantante realiza varios ensayos para el tema del sonido, repasar la perfomance, etc. etc.

      Sin embargo, en los eventos corporativos esta posibilidad resulta bastante complicada porque no puedes contar con los ponentes, que son los artistas principales, pero sí puedes hacer una comprobación del lugar para asegurarte que todo estará bien para el acontecimiento:

      – Conexión Wifi
      – Aparcamientos
      – Tarjetas de acceso
      – Etc…

      Espero haber respondido a tu pregunta jejeje

      Muchas gracias por pasarte y dejar tu comentario.

      ¡Hasta pronto!

      Un fuerte abrazo.

  • lobolopezglg

    Para organizar un evento y no estar corriendo de un lado a otro el día del evento… Contrata a una empresa que sepa de organización de eventos y sepa llevarlos a buen término. No una azafata que haya montado una empresa (con todos mis respetos para las azafatas) o un montador de audiovisuales que ha hecho muchos eventos. Un profesional serio y con experiencia. Y, por cierto, el tema del ensayo: no siempre es posible pero siempre es deseable, el problema suele ser el coste (no que no estén los ponentes, por ejemplo… eso se “interpreta” y ya está). La clave de un evento perfecto es… haber hecho muchos antes. Saludos.

    • Comparto tu opinión, para hacer un evento que tenga éxito es fundamental contratar a una empresa que tenga experiencia.

      Eso no lo he comentado en el artículo porque daba por hecho esa parte. En este artículo mi objetivo era aportar consejos desde el punto de vista como asistente.

      Un saludo

      • lobolopezglg

        Pues desde mi opinión (humilde, personal y profesional) banalizas cada uno de los trabajos que hay que hacer para organizar un evento. Lo que hoy en día se da por hecho es que “cualquiera” puede y “sabe” organizar un evento… Pero claro, el off-line es un poco diferente al on-line. Es… como hacer un PowerPoint o retocar en Photoshop: “cualquiera sabe y el más tonto es experto”. Saludos.

        • Respeto tu opinión pero siento decirte que no la comparto en absoluto, porque en ningún momento he manifestado que cualquier persona tenga la misma capacidad que un profesional o empresa especializada para organizar un evento.

          Sin embargo, como las pequeñas empresas normalmente no tienen suficientes recursos para contratar a una empresa cada vez que desean hacer un evento corporativo, quería aportar una guía con las claves principales para hacer un evento con pocos recursos y que tuviera éxito.

          Pero la gente es muy inteligente, y sabe perfectamente que el resultado no será lo mismo.

          En definitiva, los que quieran hacer otra interpretación y pensar que he banalizado con este tema es su problema.

          Saludos

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