Cómo hacer un webinar para promocionar tu negocio

Si tienes una empresa pero no sabes cómo hacer un webinar para promocionar tu negocio, en este artículo encontrarás una guía completa para crearlo correctamente y así no morir en el intento.

El video se ha convertido en el contenido favorito por los usuarios de Internet, y por este motivo el formato webinar esta siendo cada vez más demandado por las personas que quieren interactuar con su maraca favorita.

De ahí que muchas empresas hayan decidido empezar a utilizar esta estrategia de marketing para conectar con sus clientes potenciales, porque ofrece una gran oportunidad para convertirles en nuevos clientes.

Realizar un webinar no requiere tener conocimientos técnicos avanzados, pero se necesita tener una gran capacidad de organización para que todo funcione correctamente.

La clave para tener éxito con un webinar dependerá en gran medida de la planificación que se haya realizado, ya que como verás en este artículo, es de vital importancia tener definido un plan estratégico para crear un webinar.

 

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¿Qué es un Webinar?

La palabra webinar nace como consecuencia de mezclar dos palabras inglesas, web y seminar, aunque suele ser traducido al castellano como webinario, y su definición es la retransmisión de seminarios en línea.

Un webinar consiste sencillamente en un tipo de taller, conferencia o seminario en formato de video, y que se transmite a través de Internet mediante un software especializado.

Los webinars se realizan en tiempo real, con una fecha y horario específico, y se puede hacer desde cualquier ordenador conectado a Internet mediante el enlace proporcionado por el organizador en un correo electrónico.

La principal ventaja que ofrece un webinar es que tienes la posibilidad de compartir la presentación con un elevado número de personas, e interactuar con los asistentes mediante un chat para responder sus preguntas o dudas.

Hoy en día existen varios softwares que ofrecen la oportunidad de realizar un webinar, pero hay uno que destaca por encima de todos y se llama Go To Webinar.

En otro post ya te hablaré detalladamente sobre las características que tienen cada uno de los diferentes softwares disponibles en el mercado, aunque ya te adelanto que mi plataforma favorita es la mencionada en el párrafo anterior.

 

¿Por qué hacer un webinar?

Muchas empresas todavía desconocen el enorme potencial que tienen los webinars, pero cuando empiezan a utilizar esta herramienta en su estrategia de marketing se quedan gratamente sorprendidas por su eficacia.

La utilización de los webinars aporta grandes ventajas pero hay una que destaca por encima de las demás, y es que ayuda a posicionarte como un experto en tu sector profesional.

Existen muchos argumentos para realizar un webinar, pero algunos motivos principales pueden ser:

• Promocionar un producto o servicio

• Introducción a un curso de pago.

• Tutorial sobre el funcionamiento de una plataforma o herramienta.

• Formación para una temática determinada.

• Presentación de proyectos.

Esta claro que dependerá en gran medida del objetivo que quiera conseguir cada empresa con la realización del webinar, pero nunca puedes olvidar la finalidad que tiene esta estrategia, aumentar las ventas.

 

Cómo Inscribirse a la Sesión del Webinar

Si una persona quiere asistir a una sesión como asistente deberá primero registrarse en el formulario de inscripción, ya sea través de la URL en un correo de invitación  o un anuncio promocionado en las redes sociales.

Una vez se haya inscrito en la sesión, la persona inscrita recibirá un correo de confirmación con la información correspondiente sobre los pasos a seguir para unirse al webinar cuando haya llegado la hora.

Cuando llegue el momento de asistir al webinar tan solo deberás acceder al correo electrónico de confirmación, y hacer clic en el enlace que ha sido proporcionado para disfrutar el evento.

Finalmente, el día posterior de haberse celebrado el webinar, los asistentes recibirán un correo electrónico de agradecimiento por su asistencia y participación.

A lo largo del post profundizaré sobre cómo rentabilizar al máximo los correos posteriores al webinar para aumentar las ventas de tu negocio, ya que es la parte más interesante y emocionante.

 

#1 Planifica tu Webinar

Al igual que cualquier estrategia de marketing digital, antes de lanzarte a realizar un webinar deberás crear un plan adecuado porque será la única forma de conseguir tener éxito, y obtener los mejores resultados posibles.

 

 

Establece tus objetivos

¿Cuál es el propósito de este seminario? ¿Por qué estoy haciendo esto?

Será fundamental hacerte este tipo de preguntas durante la planificación, porque de esta manera podrás ser capaz de determinar los objetivos específicos para tu webinar o seminario que quieres realizar.

Algunos de los objetivos más comunes que puedes considerar en el momento de comenzar a planificar un webinar son los siguientes:

• Quiero atraer a nuevos clientes potenciales.

• Quiero convertir clientes potenciales en clientes.

• Quiero construir relaciones más sólidas con mis clientes actuales y potenciales.

• Quiero demostrar que soy un experto en una temática.

• Quiero construir una lista de correo electrónicos.

Después de tener establecido claramente el objetivo que queremos conseguir con el webinar, ahora nos será más fácil darle forma tanto a los contenidos como las llamadas a la acción para animar a las personas a disfrutar el evento.

 

Entiende a tu audiencia

Como cualquier estrategia en el marketing de contenidos, deberás asegurarte de conocer a la perfección tu audiencia para el webinar.

No servirá de nada el esfuerzo que dediques a la creación de un súper webinar, si luego el público al que te diriges no es el adecuado. Por tanto, será necesario hacer una segmentación con el perfil de personas que pueden estar interesadas en nuestro webinar, para así garantizar un éxito rotundo con el seminario.

 

Elige una temática

Otro aspecto importante cuando vas a realizar un webinar es saber la temática que se tratará, pero asegúrate que sea un tema relevante para tu audiencia, y que se ajuste al objetivo establecido que quieres conseguir con el seminario.

Deberás elegir una temática que sirva para ayudar o educar a tu audiencia en un necesidad específica, problema, herramienta o cualquier otra que sea demandada por las personas.

Muchas veces los mejores temas suelen ser los que están en tendencia o de actualidad, y para detectarlo te recomiendaría utilizar una excelente herramienta, pero en su versión gratuita porque es demasiado caro la de pago, llamada BuzzSumo.

La gran ventaja que tiene usar BuzzSumo es que podrás observar sobre qué temas se está hablando en redes sociales relacionado con la búsqueda de palabras claves que hayas indicado.

En definitiva, tendrás una visión general limitada sobre qué tipos de contenidos han sido más compartidos por los usuarios en Internet.

 

Encuentra un experto del sector

Si quieres que el webinar sea impartido por un profesional experto de tu sector o que haga solamente una colaboración, antes deberás seleccionar a una persona que sea un referente para la audiencia que va a asistir.

Es muy importante que la persona elegida sea admirable por tu comunidad, ya que esto afectará positivamente en los registros del formulario para el webinar.

Algunas veces será necesario demostrar al experto que tus webinars tienen un público de calidad, y por consiguiente, demostrar con números el éxito de anteriores webinars con altos índices de registros.

Esta situación se produce de manera frecuente porque hay expertos que quieren garantizarse de que el webinar va a suponer un beneficio para su imagen de marca personal, y no un perjuicio debido a unos asistentes de baja calidad o mala reputación de tus webinars.

 

#2 Crea tu Webinar

Ahora que ya tienes definido el objetivo en la planificación de tu webinar, es momento de empezar a crear los contenidos para tu nuevo y exitoso webinar.

Lo primero que debes hacer en la creación de contenidos es coger una idea para la temática, y comenzar a dividirla por ideas para seguir una estructura que sea fácil y cómoda durante la presentación del webinar.

 

¿Qué contenidos incluir en las presentaciones?

Esta suele ser la pregunta del millón cuando alguien va a realizar un webinar, y la respuesta que suelo dar a esta preocupación es siempre la misma: piensa que vas a tratar con un cliente.

De esta forma conseguirás focalizarte en las ideas o contenidos que deseas transmitir al público, ya que como cualquier presentación, es fundamental saber proporcionar la información adecuada a la audiencia correspondiente.

La mejor opción es concentrarte en 4 o 5 conceptos claves para separarlos a través de la presentación, y tratar de incorporar historias y/o ejemplos de clientes en las diapositivas como una manera de explicar tus ideas.

Como ayuda para empezar tu webinar, puedes utilizar la siguiente recomendación que consiste en dividir la presentación en cuatro bloques:

• Introducción: Aquí debería mostrarse una diapositiva con el título de la temática, tu biografía personal, la biografía del presentador, y las fotos correspondientes de los organizadores.

• Sobre mí o nosotros: Tienes la oportunidad de ofrecer a los espectadores una breve descripción de lo que haces profesionalmente y cómo puedes ayudarles en su vida o negocio.

• Caso estudio: Está demostrado que las personas aman los estudios de casos reales, así que ofrece uno que proporciones datos relevantes a tu audiencia.

• Preguntas frecuentes (FAQ): Como norma general, todos los webinars suelen tener al final una sesión de preguntas para que el público pueda resolver sus dudas. Las personas dispondrán de 15 o 30 minutos aproximadamente. Así que, puedes aprovechar este momento para colocar una diapositiva con los datos de contacto del presentador o empresa organizadora.

 

Landing page

Si vas a realizar una campaña de promoción para captar los correos electrónicos de los asistentes al webinar, es imprescindible tener una página de aterrizaje o landing page dondepoder recopilar estos datos.

Algunas plataformas como Go To Webinar permiten crear una página de registro con un breve formulario alojada en sus propios servidores, un correo de invitación que puedes personalizar con el logo corporativo, y además se encarga de guardar todos los datos obtenidos en la lista email que hayas creado en tu plataforma de email marketing.

Si no deseas tener una simple página con un formulario, puedes optar por utilizar alguna de las herramientas (opción económica) o contratar a un diseñador web (opción cara) para crear una página de aterrizaje más creativa.

Para el caso de la opción económica, te aconsejaría comprar el plugin Thrive Content Builder e instarlo en tu plantilla de WordPress.

Después solo necesitarás un poco de creatividad, y dejarte llevar por su interfaz tan intuitiva. Incluso, puedes elegir entre su gran variedad de plantillas prediseñadas, donde solamente necesitas cambiar el texto y su configuración técnica.

Aquí tienes un ejemplo de una página de registro que realizaron Vilma Nuñez y Victor Martín para un webinar sobre email marketing.

 

 

Campaña email marketing

No hace falta decir la efectividad que tienen los correos electrónicos a pesar de las redes sociales, debido a que es una canal de comunicación más directo y cercano.

Para la realización de un webinar será necesario realizar dos campañas independientes de email marketing, ya que tendrán dos objetivos muy diferentes.

La primera campaña, pre-webinar, será creada para enviar el correo de confirmación al webinar, y otros dos correos como recordatorio.

 

 

En los correos recordatorios cabe destacar que constarán de un envío el día anterior al evento, y otro justamente una hora antes de comenzar el webinar.

Sobre la segunda campaña, post-webinar, se enviará un correo de agradecimiento el día posterior al webinar para agradecer a los asistentes su asistencia y participación.

Además, en estos correos se recomienda aportar el enlace de una página que contenga la grabación del evento y otros realizados con anterioridad.

En la campaña post-webinar me gustaría hacer hincapié, debido a que es la parte más interesante y emocionante cuando se realiza un webinar.

Después de enviar el correo de agradecimiento, es fundamental proceder al envío de otros dos correos electrónicos en un plazo de 3 y 7 días respectivamente posteriores al último envío.

En estos dos correos habrá que aportar los enlaces correspondientes a contenidos relacionados con el webinar, y que están publicados en nuestro sitio web.

La finalidad de realizar esta estrategia es para generar una mayor confianza en los posibles clientes potenciales, y además conseguir aportar un valor añadido al webinar que asistieron.

 

#3 Promociona tu Webinar

Si quieres triunfar con tu webinar y conseguir un alto índice de registros para asistir a la sesión, deberás esforzarte por hacer una super campaña de promoción que consiga captar la atención del mayor número de personas interesadas.

 

 

Promociona a tu audiencia existente

La primera estrategia para promocionar el webinar es a través de una audiencia existente, ya sea formada por clientes actuales, clientes potenciales, o suscriptores del blog corporativo, porque ya tienen una relación más cercana con tu marca.

En primer lugar, tendrás que incluir los detalles de la sesión webinar en todas las newsletters (boletines) por correo electrónico durante 4 o 6 semanas antes del evento. Te recomiendo planificar entre 10 y 15 correos para el período de tiempo mencionado antes. Al mismo tiempo, también será necesario promocionar el webinar a través de los perfiles sociales corporativos.

Durante la promoción, también puedes insertar varias llamadas a la acción en publicaciones de blogs que estén relacionadas con la temática del webinar. La idea aquí es captar la atención de personas que pueden estar interesadas en aprender más.

Otra forma de captar más personas para que asistan a la sesión, es anunciar a los nuevos suscriptores del blog corporativo la celebración del próximo webinar con el correspondiente enlace a la página de registro.

 

Promociona a una nueva audiencia con patrocinadores

La colaboración con otros socios patrocinadores (partners) es otra manera de conseguir promocionar el webinar, y poder llegar a un nuevo público que tenga los mismos intereses sobre la temática del evento.

Si tienes buena relación comercial con empresas de tu sector profesional, puedes aprovechar esta confianza para pedir ayuda con la difusión de tu webinar en su sitio web o blog corporativo.

También puedes optar por realizar un webinar junto a otras empresas colaboradoras y así unir las fuerzas para conseguir una mayor repercusión de la sesión.

En el caso de que no tengas buena relación comercial con ninguno de tus competidores, tienes la opción de pagar por anunciarte en otros sitios web que compartan contenidos relacionados con la temática del evento.

Muchas veces la única forma que estos sitios web u organizaciones pueden pagar los gastos es mediante los anuncios patrocinados. Pero siempre asegúrate de añadir valor a tu audiencia, y elegir una temática que ellos puedan estar interesados. La gente odia los webinar comerciales.

 

Promociona a una nueva audiencia con anuncios de pago

Si ya conoces bien a tu público del webinar, puedes utilizar la herramienta de publicidad que facilitan las redes sociales como Facebook, Twitter, y LinkedIn.

Deberás crear campañas de anuncios con audiencias personalizadas y segmentadas por intereses, para conseguir captar la atención de potenciales asistentes que desean aprender más.

 

El otro canal de publicidad que puedes utilizar en tu estrategia es el tan famoso remarketing, es decir, perseguir por Internet a todas aquellas personas que hayan visitado con anterioridad tu sitio web.

Si no conoces su funcionamiento, a primera vista parece algo demasiado molesto e intrusivo pero lo cierto es que este método tiene una enorme eficacia, ya que después de que las personas hayan interactuado en tu sitio web dispones de una gran oportunidad para captar su atención y traerlas a tu webinar.

 

Amplia el alcance con la difusión de post-webinar

Debes tener muy claro que el webinar no termina cuando acaba la sesión, al contrario, el momento posterior (post-webinar) también forma parte de la estrategia de promoción.

Al igual que la campaña de email marketing, el post-webinar servirá para promocionar la grabación y los recursos del evento. El objetivo de esta táctica es conseguir una mayor visibilidad, y sacar más provecho de la inversión realizada.

 

#4 Empieza tu Webinar

En este último paso ya estamos listos para empezar con el webinar, porque ya hemos planificado y establecido los objetivos, así como la creación de contenidos y estrategias de promoción.

Como en cualquier evento, siempre puede surgir algún imprevisto de última hora, así que será fundamental asegurarse que la campaña de email marketing para el envío de los correos recordatorios ha estado funcionando a la perfección.

A continuación, comprueba que el equipamiento, incluido sonido y video, funciona correctamente.

 

 

Es recomendable abrir el webinar 15 minutos antes del comienzo, porque de esta forma te garantizas que todas los asistentes están conectados a la sesión.

Si quieres realizar un webinar profesional, deberá haber una persona responsable para garantizar que el webinar se ejecutará sin problemas técnicos.

Normalmente, el responsable del webinar sueles realizar otras tareas como la introducción del seminario, la presentación de los ponentes, monitorizar las menciones en Twitter, y dirigir la sección de las preguntas.

En el final de la sesión también se encargará de leer las preguntas, y pedir respuesta a los ponentes para contestar a los asistentes.

Por tanto, para que un webinar sea memorable deberá contar con tres personas que son imprescindibles: el organizador, el experto invitado, y el presentador o moderador.

Antes comentaba la importancia que tenía no realizar un webinar comercial, pero puedes compartir una o dos diapositivas con información acerca de los beneficios que tiene el producto o servicio. El momento idóneo para hacerlo es junto antes de comenzar la sección de preguntas.

Después de que haya finalizado el seminario, deberás convertir la sesión en una grabación. Cuanto antes lo tengas disponible, antes podrás enviarlo a todos aquellos asistentes que no pudieron asistir. Con esto conseguirás dar una segunda oportunidad a todas estas personas, para que así puedan disfrutar del webinar realizado.

 

Conclusión

Los webinars son una magnífica forma para promocionar nuestro negocio y comunicarnos con los clientes potenciales, pero lo más importante es que debe resultar memorable para los asistentes que han participado.

Además, la gran ventaja de esta estrategia es que podemos construir una lista de email con clientes potenciales que están interesados en nuestra marca, para luego utilizarla en campañas de newsletters y así conseguir aumentar las ventas.

¿Qué opinas sobres los webinars? ¿Alguna vez has creado un webinar para tu empresa? En caso afirmativo, ¿cómo ha sido tu experiencia?

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